Comment facturer un donneur d'ordre
en tant que sous-traitant transport
Une facturation rigoureuse et régulière est indispensable pour la trésorerie de votre société et pour éviter les litiges. Voici les règles à connaître absolument.
Rappel légal : toute prestation de transport sous-traitée doit faire l'objet d'une facture. Les délais de paiement dans le transport sont encadrés par la loi LME : 30 jours maximum à compter de la date d'émission de la facture (ou de la réalisation de la prestation si elle est postérieure).
Les mentions obligatoires sur une facture de transport
Une facture est un document légal. En cas de contrôle fiscal ou de litige, elle doit être irréprochable. Les mentions suivantes sont obligatoires :
Raison sociale, adresse complète, numéro SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire pour vous et pour le donneur d'ordre.
Séquentiel et sans rupture. Chaque facture doit avoir un numéro unique dans une série chronologique. Une rupture de numérotation peut être signalée lors d'un contrôle fiscal.
Date d'émission de la facture ET date(s) de réalisation de la prestation (la période de tournées facturée). Ces deux dates peuvent être différentes.
Description précise : nombre de tournées, dates couvertes, zones, nombre de points livrés. Plus le détail est précis, moins vous risquez une contestation.
Montant HT, taux de TVA applicable (généralement 20%), montant de TVA, montant TTC. Si vous êtes en franchise de TVA, mentionnez 'TVA non applicable - Article 293B du CGI'.
Délai de paiement (30 jours légaux), mode de paiement (virement, chèque), et obligatoirement les pénalités de retard applicables.
Sur quelle base facturer ?
La base de facturation dépend des termes de votre contrat. Les modèles les plus courants dans la sous-traitance logistique sont :
Le modèle le plus répandu. Vous facturez un montant fixe par point de livraison réalisé avec succès. Ex : 1,60€ × 82 points livrés = 131,20€. La difficulté : les données doivent être précises et vérifiables.
Un montant fixe par tournée, quel que soit le nombre de points. Plus simple à facturer mais moins incitatif à optimiser le taux de livraison.
Moins courant dans la livraison du dernier kilomètre, mais utilisé pour certains transports longue distance. Nécessite un suivi kilométrique rigoureux.
Certains contrats combinent une base fixe par tournée + un complément au point livré au-delà d'un certain seuil. Plus complexe mais plus équitable pour les deux parties.
L'importance des données de tournée : votre facture est aussi solide que vos données. Si le donneur d'ordre conteste 15 points livrés, vous devez pouvoir présenter un historique horodaté prouvant que ces 15 points ont bien été pris en charge. Sans traçabilité, vous êtes en position de faiblesse.
La TVA dans la sous-traitance logistique
Si votre société est soumise à la TVA (cas général pour les SASU et SARL), vous facturez au taux normal de 20%. Vous collectez la TVA pour le compte de l'État et la reversez tous les mois (régime réel normal) ou trimestriellement (régime réel simplifié).
La bonne nouvelle : la TVA est neutre pour votre trésorerie si vous faites votre déclaration correctement. Vous récupérez la TVA sur vos achats (carburant, entretien, assurances...) et ne reversez que la différence entre TVA collectée et TVA déductible.
Gérer les retards de paiement
Les retards de paiement sont fréquents dans la sous-traitance logistique. Au-delà de 30 jours, vous êtes légalement en droit de réclamer :
• Des pénalités de retard : au taux directeur de la BCE majoré de 10 points (environ 13-14% en 2024), calculées jour par jour sur le montant TTC impayé
• Une indemnité forfaitaire de recouvrement : 40€ par facture en retard (article L441-10 du Code de commerce)
En pratique, appliquez une politique de relance graduée : email à J+30, appel téléphonique à J+35, mise en demeure par recommandé à J+45. La plupart des retards se règlent avant la mise en demeure.
Quand faire appel à un factor ?
Le factoring (ou affacturage) consiste à céder vos créances à un organisme financier qui vous verse immédiatement 80 à 90% du montant facturé. Vous êtes payé rapidement, le factor se charge du recouvrement et supporte le risque d'impayé.
C'est une solution pertinente quand vous avez des clients qui paient à 60 ou 90 jours et que votre trésorerie ne peut pas absorber ces délais. Budget : 1 à 3% du chiffre d'affaires cédé.
Questions fréquentes
Cela dépend de votre contrat. Certains contrats prévoient une rémunération partielle (30 à 50% du tarif) pour les tentatives de livraison échouées dûment justifiées. C'est un point à négocier lors de la signature et à faire figurer explicitement. Sans clause contractuelle, vous ne pouvez pas facturer les retours.
La pratique la plus courante est la facturation mensuelle (toutes les tournées du mois civil). Certains sous-traitants facturent à la quinzaine pour améliorer leur trésorerie. La fréquence doit être convenue avec le donneur d'ordre et respectée.
Demandez les motifs de contestation par écrit. Comparez avec votre propre historique de données de tournée. Si vous avez des données précises et horodatées, vous êtes en position de force. Répondez par écrit avec vos preuves. Si le désaccord persiste, la médiation des entreprises (gratuite) est une première étape avant le recours judiciaire.
Oui, dès le démarrage. Un logiciel de facturation (Facture.net, Freebe, Zervant pour les plus simples) génère automatiquement des numéros séquentiels, applique la TVA correctement, et vous permet d'envoyer des relances automatiques. Il est indispensable pour la gestion comptable et les contrôles fiscaux éventuels.
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